Что такое скан и сканирование?

Скан может иметь два значения. Первое — это цифровая копия бумажного документа в виде файла на диске компьютера. Второе — сокращенное от «сканирование».

Как работает и что делает сканер? Рассказываем детально.

Сканирование — это процесс «перевода» текста или изображений на листе в электронный вид с использованием специальной техники. В этом случае сканера или многофункционального устройства.

Что значит «сканировать»

Рассмотрим процесс получения электронных сканов более детально. Для этого стоит глубже погрузиться в работу такого офисного оборудования, как сканер.

• Первым делом источник для сканирования нужно правильно положить в сканер. В большинстве случаев, если другого не указано в инструкции, лист кладется к стеклу той стороной, где нанесена информация. А также обратите внимание на отметки по данному поводу на самом корпусе устройства. Такие часто бывают и служат подсказками правильных действий.
• «Внутри» сканера расположена специальная лампа, которая приводится в движение отдельным моторчиком.
• По пути прохода света он отражается на светочувствительной матрице.
• Информация от нее уже в цифровом формате передается компьютерной программе.
• Сканирование проводится пошагово полосами. А общий результат — это составление всех полос в одно изображение.

В чем заключается разница между сканированием и копированием?

Если сканированием является процесс, направленный на получение копии документа в цифровом формате, то под копированием подразумевается процесс, предназначенный для того, чтобы получить точную копию (или целый ряд копий) документа в бумажном варианте.

Кроме того, в первом случае используют сканер, который и позволяет отсканировать любой текст или фото, во втором – специальный копировальный аппарат.

В первую очередь хочется отметить, что в основе обоих вышеописанных процессов лежит метод считывания изображения с поверхности бумажного носителя при помощи особых светочувствительных элементов. Однако цели, преследуемые в каждом из процессов, являются совершенно разными. Таким образом, сканирование позволяет создать цифровой файл конкретного документа, а копирование выдает лишь его распечатку. Объединение двух этих процессов в одном аппарате, называемом многофункциональным устройством, стало возможным именно благодаря тому, что способ обработки исходного документа в них идентичны.

Если говорить об отличиях поподробнее, то после сохранения отсканированного изображения в виде файла на диск, с ним можно работать дальше, к примеру, отправить по e-mail, передать через мессенджеры по интернету, открыть в программах, позволяющих распознавать и редактировать текст и т.д. Что касается копирования, то данный процесс, безусловно, таких широких возможностей предоставить не может. Дело в том, что с полученными копиями можно будет совершать лишь те же самые действия, что и с самим оригиналом.

Кроме того, при работе с таким устройством, как сканер обязательно нужно иметь подключение к персональному компьютеру. Перед непосредственным сканированием следует произвести все необходимые настройки данного процесса и определить папку, куда будет сохранен отсканированный документ. К любой модели сканера, как правило, прилагается фирменное ПО, которое предоставляет возможность редактирования готового изображения.

А вот копировальное устройство или просто ксерокс не нуждается в организации связи с другой оргтехникой, т.к. является полностью автоматизированным аппаратом. Простая модель копира, по сути, имеет в своем корпусе и печатающее устройство, и сканер. Что касается настроек, к примеру, количества копий, то задать их можно непосредственно с панели, расположенной на самом аппарате.

Таким образом, можно отметить, что процесс сканирования является более экономичным вариантом, нежели копирование. Дело в том, что он не требует расходных материалов – в этом случае нужен лишь оригинал документа, который впоследствии будет преобразован в цифровой файл. Получение же бумажных копий является таким же затратным методом, как и сама печать, ведь здесь нужна не только бумага, но и картридж с красящим веществом.

Чем сканеры отличаются от фотографирования

По большому счету, приложения-сканеры — это то же самое фотографирование документов. Их ключевое удобство — захват и фокусировка конкретно на бумаге и тексте. Обычный режим съемки может сместить фокус, и часть текста на документе окажется размытой и нечеткой, сканер наоборот — либо размывает, либо режет задний фон, оставляя сам документ максимально резким по всему периметру.

Редактировать получившуюся фотографию документа вы можете в любом привычном фоторедакторе, но в приложениях-сканерах делать это удобнее. Некоторые автоматически настраивают кривую резкости и контрастности, в других программах можно сделать это вручную с помощью простых и интуитивно понятных профилей без лишних функций.

К тому же у сканеров есть некоторые дополнительные полезные функции, о которых мы расскажем ниже. В одном отдельном приложении-сканере работать с документами гораздо проще, быстрее и удобнее, чем перемещаться между камерой-фоторедакторами-конвертерами.

Чтобы работа приложений была максимально эффективной, не держите во время съемки документ в руках. Положите его на любую ровную поверхность и расправьте лист, чтобы он не сгибался и не заламывался. Тогда результат будет идеально близок к работе стандартного сканера.

Отличие копии от ксерокопии

Сканирование – это перевод бумажного документа в цифровой формат с чтением и запоминанием.

Документ сохраняется в электронном виде, с помощью e-mail и различных файлообменников сканированную копию документа можно при необходимости практически мгновенно передать человеку, находящемуся за сотни километров.

Если сравнить два вида форматов сохранения документов, то копирование – это точная копия оригинального документа на бумажном носителе, а сканирование – сохранение информации в файле на электронном носителе. Копирование, сканирование документов технологически во многом схожи друг с другом.

При копировании документа его текстовая часть и изображения в оригинальном виде сохраняются на бумаге. Для большого количества копий требуется повторное копирование, при «копировании копий» качество каждого нового экземпляра уменьшается. Для большого количества копирования документов желательно иметь качественную технику.

Как пользоваться сканером?

2 варианта сканирования документа на компьютер:

1. Редактируемый
2. Не редактируемый

Редактируемый документ – скан документа загружается через распознаватель (специальное программное обеспечение)

Не редактируемый документ – скан документа, который превращает любой текстовый документ в не редактируемую картинку.

Как сканировать документы

Из данной статьи вы узнаете, как сканировать документы на компьютере, смартфоне или планшете. Чтобы сделать это на компьютере, воспользуйтесь подключенным к нему сканером (или принтером со встроенным сканером). На iPhone можно использовать встроенное приложение «Заметки», а на Android-устройстве функцию сканирования приложения «Google Диск».

Подготовка

Прежде чем начать процесс сканирования, необходимо установить и настроить ваше МФУ. Имейте в виду, что если устройство подключается через LPT-порт, а у вас не старый стационарный ПК, а ноутбук или ПК нового образца, то необходимо дополнительно приобрести специальный LPT-USB-переходник. Как только принтер будет подключен к компьютеру с помощью USB-кабеля или через Wi-Fi, операционная система автоматически обнаружит устройство и начнет установку драйверов.

Драйвера также можно установить вручную, воспользовавшись диском, который идет в комплекте с устройством, или найти их на официальном сайте производителя вашего аппарата.

После этого можно приступать к настройке.

Подключение к компьютеру

Подключать сканер следует в такой последовательности действий:

• выключить и полностью отключить компьютер от сети с питанием;
• соединить устройство и компьютер специальным кабелем;
• вновь запустить компьютер;
• по окончании установки драйверов всплывёт диалоговое окно, которое уведомит об успешном обнаружении сканера и готовности к работе с ним.

Новые современные сканеры без проблем соединяются с компьютером при помощи USB-кабеля. Схема подключения выглядит следующим образом:

Если же сканер устаревшего типа, вполне возможно, что вместо USB-кабеля будет использоваться SCSI:

В таком случае следует на сканере искать не USB-разъём, а SCSI. Выглядит он таким образом:

Более того, если сканер действительно старый, может потребоваться подключить его отдельным кабелем в розетку, чтобы поступало питание. Сложности доставляет факт, что не часто под рукой имеется лишняя розетка, поэтому порой приходится переставлять сканер на другое место.

Далее необходимо вставить в дисковод диск с драйверами и начать их устанавливать. Лучше всего выбрать пункт «Простая установка», если непонятно как всё устроено и работает. Продвинутые пользователи могут использовать выборочную установку, если на то есть необходимость.

Зачастую, диалоговое окно установщика драйвера на сканер выглядит приблизительно так:

Вся последующая работа со сканером зависит от модели устройства и приблизительно схожа по структуре:

• через программу сканируется необходимое изображение, файл, текст;
• производятся необходимые действия (обрезка копии, изменение цвета, расширения и т. д.);
• скан-копия сохраняется на компьютере.

Для каждого действия в специализированной программе имеются соответствующие кнопки. Вряд ли можно перепутать друг с другом указатели «Сканировать» и «Редактировать».

Недопонимание случается, когда программа исключительно на английском языке. Но приобретённые в фирменных магазинах сканеры имеют в комплекте диски с программами, зачастую, русифицированными.

Это максимально нивелирует возникновение трудностей у пользователей в понимании работы программы.

Настройка для работы через Wi-Fi

С помощью беспроводной сети можно отсканировать документы на принтере даже со смартфона, находясь на другом конце города. Это очень удобная функция, включающая в себя фирменные программы от производителей, является оптимальным вариантом для тех, кто работает на дому.

Для настройки МФУ через Wi-Fi нужно разместить устройство так, чтобы оно беспрепятственно могло поймать сигнал. Далее настройте роутер и подключите МФУ к питанию. После этого настройка должна начаться автоматически, но если этого не произошло, то сделайте это вручную. Далее можно подключить сеть:

• включите Wi-Fi;
• выберите режим подключения «Автоматическая/быстрая настройка»;
• введите имя точки доступа;
• введите и подтвердите пароль.

Теперь можно установить драйвера и подключить облачное хранилище данных.

Настройка через утилиту

Каждый бренд МФУ имеет собственные утилиты, которые можно найти на официальном сайте производителя. Убедитесь в том, что выбранная программа подходит под установленное ПО, и скачайте нужный вариант. Далее просто следуйте инструкции на экране. После завершения ярлык утилиты отобразится на панели задач.

Настройка для офиса

Обычно в офисе используется один аппарат сразу для нескольких компьютеров. Есть два способа настройки МФУ в этом случае.

1. Подключить принтер к одному компьютеру и открыть общий доступ. Но в этом случае устройство будет делать скан только тогда, когда работает главный компьютер.
2. Настроить принт-сервер, чтобы устройство отображалось как отдельный узел в сети, а компьютеры не зависели друг от друга.

Что касается устройств нового типа, в которые встроен сервер печати, то им дополнительная настройка не требуется.

Ниже подробно рассматривается несколько вариантов того, как снять скан с принтера.

Ошибки, трудности, нюансы

Казалось бы, что сканер подключён, и никаких действий больше не требуется. Это почти так. Но никто не застрахован от разного рода проблемных ситуаций:

1. Дополнительные программы.

В зависимости от используемого сканера могут понадобиться разнообразные программы, чтобы успешно работать с полученными цифровыми копиями оригиналов.

Для сканирования и распознавания изображения сканером (если не предусмотрено программой драйверов) подойдёт ABBYY FineReader, а для работы с полученными скан-копиями достаточно AdobePhotoshop’а.

Поэтому не следует паниковать и лезть в Интернет.

Даже если необходимо отсканировать разворот книги, которая не прилегает к сканеру вплотную, нельзя сильно придавливать её крышкой. Можно вогнуть или как-то иначе повредить сканирующий элемент (он сделан из стекла, что подтверждает необходимость вести себя с ним аккуратно). Вследствие данных поломок получение чётких копий будет невозможно, а ремонт равноценен покупке нового устройства.

Если же в ходе сильного нажима стеклянный элемент треснет – это полный крест на копиях любого характера. Без ремонта или покупки нового устройства не обойтись.

Относиться к сканеру нужно бережно. И не использовать порошковые средства чистки. Маленькие гранулы и измельчённые частицы идеально справляются с очищением пола или стола, но могут серьёзно повредить стеклянный элемент (вероятность крайне высока). Человеческое зрение может их не увидеть, но сканирующий луч уж точно их распознает, что скажется на качестве полученной скан-копии.

Если устройство было приобретено с рук либо уже было в употреблении, то решить возникшие сложности вряд ли получится самостоятельно. Необходимо отнести его в сервисный центр на ремонт к специалистам. Причина поломки может скрываться практически где угодно:

• у предыдущего пользователя были постоянные скачки электропитания, из-за чего в устройстве что-то перегорело;
• отошли контакты/кабель;
• другие неисправности.

Сканер является весьма заумным и сложным, с технической стороны, прибором. Незнающему человеку лезть с отвёрткой внутрь устройства крайне не рекомендуется. Даже если снимать крышку сканера, забыв её открепить, в итоге прижимать документы и изображения придётся вручную. А это вновь напоминает о вероятности возможной поломки из-за применения чересчур большой силы.

Сложность может скрываться и в драйверах. Современные компьютеры выполняют по несколько миллиардов операций в секунду, поэтому вероятность неудачи в процессе установки – вполне немаленькая.

Порой перевыполнение операции происходит быстро и успешно, а порой от ошибки не спасает ничего.

Факторов, на это влияющих, бесчисленное количество, начиная сбоями в работе системы, заканчивая ошибками в самих драйверах.

Поэтому и драйвера на сканер могут установиться с ошибкой. Тогда следует отключить устройство, полностью удалить все существующие программы для него и после подключения сканера установить их заново. Это точно решит сложность, вызванную неправильной работой драйверов.

1. Поломка на производственном уровне.

Возможно, при изготовлении устройства сканирующий элемент, например, установился с микроскопическим наклоном. Этого вполне достаточно, чтобы возникали самые неприятные дефекты при работе со сканером. Решение только одно – обратиться в фирменный магазин с упоминанием, что есть подозрения на наличие брака.

Пользоваться сканером не сложно, ломается он весьма редко, а об остальных особенностях мы уже рассказали. Главное – относиться к устройству бережно, и тогда не возникнет нужды отвозить его на ремонт. А обильное количество настроек при сканировании позволит получить именно такую копию, которая Вам необходима.

Классический вариант

Это наиболее простой и распространенный способ просканировать документ и перенести его с принтера на компьютер.

1. Включите принтер, откройте крышку и положите лист, который нужно отсканировать, лицевой стороной вниз. Чтобы разместить страницу максимально ровно, ориентируйтесь на специальные маркеры. Закройте крышку.
2. Зайдите в меню «Пуск» и найдите вкладку «Устройства и принтеры» (для Windows 10, а также 7 и 8) или «Принтеры и факсы» (для Windows XP). Выберите нужное устройство и кликните по вкладке «Начать сканирование», расположенной в верхней части меню.
3. В открывшемся окошке задайте необходимые параметры (цвет, разрешение, формат файла) или оставьте настройки по умолчанию, а затем нажмите кнопку «Начать сканирование».
4. По окончании сканирования придумайте имя файла во всплывшем окне и нажмите кнопку «Импорт».
5. Файл готов! Теперь вы можете найти его в папке «Импортированные изображения и видео».

Сканирование в Windows с помощью программного обеспечения от производителя

Такие гиганты производства техники как HP, Samsung, Xerox, Canon, Epson или Brothers (и многие другие) к драйверам устройства предлагают установить пакет фирменного программного обеспечения.

Если при печати документов обычные юзеры редко сталкиваются с проблемами, то со сканированием — совсем другой разговор. Использование ПО от производителя значительно облегчает и расширяет возможности пользователя.

Фирменные программы интуитивно простые. Если устройство сопряжено с компьютером, а драйверы установлены верно, юзеру достаточно открыть программу, выбрать нужную кнопку («Сканировать»), получить изображения и сохранить его в нужном формате. Часто даже не нужно менять стандартных настроек.

Использование программ от производителя принтера значительно облегчает массовое сканирование документов. Как правило, программы сохраняют отсканированные изображения по порядку, например, IMG-0001, IMG-0002 и т.д. Нужное название и точку отсчета пользователь может задать самостоятельно. Таким образом, каждая страница документа находится в отдельном файле, а нужные картинки легко найти.

Сканирование в Windows с помощью Paint

Обо расширенных возможностях ОС и специфического ПО знают далеко не все пользователи. Но вот со стандартной программой Paint знакомы даже дети. Данная утилита может помочь со сканированием документов тем юзерам, которые не слишком стремятся глубоко погружаться в настройки системы.

Для получения скана достаточно:

• включить устройство,
• открыть Paint,
• расположить документ на сканере,
• закрыть крышку принтера,
• выбрать пункт «Со сканера или камеры» во вкладке «Файл».

В открывшемся окне пользователю остается выбрать доступное МФУ и нажать кнопку «Сканировать».

Полученное изображение сохраняем в удобном разрешении (PNG, JPEG, GIF), под нужным именем в указанной папке.

Используем ПО от производителя устройства, чтобы отсканировать документ

• Xerox Easy Printer Manager. Утилита специально предназначена для использования с техникой компании Xerox. Программа имеет простой и понятный интерфейс. А также позволяет очень гибко настраивать качество отсканированных документов. Расширенный режим позволит указать разрешение, в котором будет сохранен документ, полный путь хранения на диске, формат файла, цветность.
• Epson Scan. Программа создана для работы с МФУ и сканерами японской фирмы Эпсон. Перед самим процессом сканирования Вы можете указать нужные настройки в соответствующем ее разделе. Если качество скана не подходящего уровня, то его следует подкорректировать средствами утилиты.
• HP Scan. Фирменный софт используется при работе с новыми и старыми моделями устройств этой американской компании. Можно скачать версию для любой ОС «Виндовс». Программа имеет стандартный набор инструментов, но этого хватает для большинства поставленных задач. Может сохранять в PDF и JPG форматы.
• Canon MF ToolBox. Из названия понятно, что это разработка инженеров компании Canon. Пользователи отмечают явные плюсы: небольшой вес инсталяционного файла, быстрота сканирования, разнообразие форматов для сохранения. Единственный недостаток — отсутствие русского интерфейса.

Другие производители (Canon, Samsung, Kyocera) также имеют в своем арсенале подобные разработки. Их возможности, настройки, дизайн и логика работы практически идентичны.

Сканирование в Mac OS: инструкция

Чтобы увидеть список доступных устройств на операционной системе Mac, пользователю нужно войти в главное меню компьютера, выбрать пункт «Системные настройки» и отыскать вкладку «Принтеры и сканеры» (Printers & Scanners).

В открывшемся окошке выбираем многофункциональный принтер из списка доступных. Добавить новое устройство можно при помощи кнопки «+». Переходим во вкладку Scan, затем — Open Scanner.

Открывается окошко настроек сканера с возможностью просмотра электронной версии полученного изображения. Чтобы начать работу, достаточно выбрать пункт «Сканировать».

Сохранить скан-версию документа можно в удобной папке и с нужным расширением (по умолчанию, картинки сохраняются в папке «Изображения» в формате JPEG).

Сканирование в Mac OS с помощью ПО устройства

Для техники Apple производители МФУ также поставляют фирменные программы, позволяющие максимально быстро работать с многофункциональным устройством. Интерфейсы программ для Windows и Mac OS отличаются мало.

Если при установке «дров» юзер предпочел установку всех утилит, для начала работы в списке программ достаточно найти нужное ПО. Производители называют программы с упоминанием своего имени. Например:

• EPSON Scan,
• Xerox Easy Printer Manager,
• HP Easy Scan,
• Samsung Easy Document Creator,
• Brother iPrint&Scan,
• Canon MF Toolbox.

Так что сложно ошибиться с выбором нужного приложения. Чтобы получить скан документа, пользователь может следовать инструкциям и подсказкам утилиты.

Сканирование в Mac OS с помощью Image Capture

Стандартные инструменты операционной системы Mac также придут на помощь при необходимости перевести документ в электронный формат. Приложение захвата изображения находится в меню Applications компьютера Apple.

Список подключенных устройств отображается в левой части экрана программы. Полученное изображение и параметры — в правой.

Устанавливаем нужные параметры. Выбрать можно:

• вид документа (черно-белое, текст или цвет);
• размер;
• плотность пикселей;
• угол поворота;
• автоматический выбор края или отдельную область сканирования;
• папку для сохранения изображений;
• формат скан-копий.

Запуск оцифровки начинается с нажатием кнопки Scan.

Преимуществами использования утилиты являются:

• простота использования,
• широкие возможности выбора параметров настройки,
• выбор области сканирования,
• редактирование полученного документа,
• сохранение скана в нужном формате.

Приложение разрешает объединить несколько картинок в один файл и сохранить в формате PDF без необходимости использовать дополнительные программы.

Как сохранять отсканированные документы

Некоторые «родные» приложения для МФУ отсканированные файлы не сохраняют, а просто открывают в приложении для просмотра изображений. При таком варианте вы просто нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» и выберите папку, куда должен быть помещен документ. Лучше устанавливать софт, который проверен другими пользователями и может сохранять ксерокопии автоматически. Среди людей популярны Adobe Reader или DjvuReaser. Просто задайте формат для изображения и место хранения.

Устройство может отсканировать ваш файл с черными полями и перед сохранением на компьютер их следует обязательно обрезать в редакторе. Стандартным разрешением считается 150 точек на дюйм, для официальных справок – 300. На размер конечного файла влияет формат, в котором вы сохранили электронный документ, к примеру, jpg имеет наименьшее значение, а tif и bmp гораздо больше.

Техника безопасности при работе с копировальным устройством

Как и с любыми сложными электрическими приборами, нужно соблюдать меры безопасности и при работе с копиром. Следуя нормам, указанным в руководстве по эксплуатации benq 5550t или других моделей, необходимо придерживаться таких правил.

1. Выполнять работу на копировальном аппарате могут только лица, достигшие 18 лет, имеющие первую группу электробезопасности.
2. Ксерокс нужно располагать в 1,5 метрах от окон и в 1-м от стен.
3. Комната, в которой располагается техника, должна быть равномерно освещена.
4. Нужно организовать свободный доступ к копиру со всех сторон.
5. Прежде чем приступить к копированию, следует убедиться, что все подключено правильно, нет никаких повреждений на кабеле питания и на самом аппарате.
6. Требуется класть бумагу только в специально отведенные лотки.
7. После работы и когда техника остается без присмотра, следует выключать аппарат из розетки.
8. Соблюдать правила подключения электрооборудования.
9. Убедиться, что провод и розетка не нагреваются, в противном случае отключить все.
10. Не разрешается класть любые предметы на технику.
11. Нужно выключать копир в случае неисправности или захвата бумаги (заминания), чтобы избежать удара электрическим током при устранении поломки.
12. При возгорании аппарата, следует немедленно обесточить розетку, выключив электричество, и потушить прибор.
13. Если не стабильное напряжение в сети или происходит периодическое отключение электричества, то копир также требуется выключить.
14. Важно следить, чтобы вода не попала сверху на оборудование и внутрь него.
15. Розетка для копировального аппарата обязательно должна быть заземлена.
16. Применять только бумагу, указанную в инструкции.
17. Запрещается пользоваться неисправным аппаратом.

Важно! Если есть возможность, то копир должен находиться в отдельном, выделенном помещении. Во время работы копировальная техника выделяет вредные вещества, например, озон, поэтому в помещении с таким оборудованием должна быть хорошая вентиляция.

При работе на копировально-множительных аппаратах обязательно нужно изучить руководство по эксплуатации. Общий принцип работы у всех одинаковый, но могут быть отличия в зависимости от бренда.

Копировальная техника довольно проста как в использовании, так и в обслуживании. Все что необходимо – соблюдение правил и инструкций.

При этом обязательно нужно обеспечить подход со всех сторон к копировальной технике и при появлении странных, нехарактерных звуков, немедленно перестать работать.